Vacature Office Manager

Jij bent binnen Salesdock de administratieve duizendpoot en alles regelaar. 

Vol enthousiasme en inlevingsvermogen zorg jij ervoor dat alle zaken op kantoor en voor je collega’s goed geregeld worden. Je bent de gastheer/gastvrouw als we op kantoor klanten ontvangen en je hebt oog voor detail. Zie jezelf als de PA van je collega’s maar ook als administratieve alleskunner. Je gaat je namelijk ook bezig houden met financiële administratie en enkele HR taken. Heb je hier nog geen ervaring in? Geen probleem, dan leren we je dat. Zolang je dit onderdeel maar leuk vindt want hier gaat ook wel je focus op liggen. En wat betreft onze klanten? Die weten dat als ze iets bij jou neerleggen jij ervoor zorgt dat het goed komt. Kortom, het is een onwijs leuke en diverse rol.

Belangrijk vinden wij het dat je van nature over bepaalde eigenschappen beschikt. Je bent iemand die nauwkeurig werkt, snel schakelt, overzicht houdt en je bent sociaal communicatief vaardig. Aan een half woord heb jij genoeg, je hebt echt interesse in de mensen om je heen en wat er om je heen gebeurt. Het gaat om een functie voor 24 uur. 16 of 32 mag ook maar 24 heeft onze voorkeur. Jouw ambitie is niet zozeer je carrière maar juist om een fijne plek te vinden waar je je thuis voelt en waar je een prominente rol gaat spelen binnen het team.

Ben jij de administratieve multitasker die energie haalt uit het regelen van allerlei zaken voor een ander? Dan zou ik zeker even verder lezen…

Wie of wat is Salesdock?

Wij zijn een softwarebedrijf die verkopers in staat stelt om verkopen leuk en makkelijk te maken. Ons platform faciliteert het digitale offerte- en salesproces. Wat ons uniek maakt is dat wij het mogelijk maken om eenvoudig, realtime en geautomatiseerd samen te werken. Het wordt door zowel verkooporganisaties als leveranciers gebruikt; in de winkel, op afspraak, aan de deur, aan de telefoon en zelfs online. Dat doen we voor hele gave merken in Nederland. En wie weet straks ook wel internationaal. We werken hier hard voor met ons eigen internationale team van rond de 20 collega’s. Zo hebben we een team in Kerala (India) en een team in het hartje van Enschede. 

Wij zijn er trots op dat we verkopen leuker en makkelijker maken voor onze klanten. Maar nog trotser zijn wij op onze mensen. We zijn ambitieus en innovatief door te itereren, snel te schakelen en pragmatisch te werken. Dit doen we samen met klanten op een persoonlijke, transparante en behulpzame manier. Fun fact: Dit laatste vertelden onze klanten toen freelance content writer Guido en UX designer Suzanne onderzoek deden naar de ervaring van onze klanten. 

Bij ons werk je in een informele en inspirerende omgeving. Zowel op ons kantoor in Enschede als remote (hoi corona). Over flexibele werktijden en thuiswerken doen we niet moeilijk, want de progressie die we samen boeken is relevanter. Daarbij vinden we balans tussen werk en privé erg belangrijk. Daarom krijg je 30 vakantiedagen. Ook krijg je een jaarlijks opleidingsbudget omdat we de drive om jezelf te ontwikkelen graag stimuleren. 

We willen echt een team bouwen en zijn daarom niet op zoek naar freelancers of extern personeel, maar naar mensen die langdurig willen bijdragen aan de groei.

Ons kantoor in het hartje van Enschede

Ons eigen kantoor in India 😍

Wie ben jij?

Omdat er binnen Salesdock een stoel vrij gaat komen zijn wij op zoek naar een Office Manager met organisatietalent die het ook nog eens leuk vindt om financieel administratieve en HR taken op zich te nemen. Iemand die het cement tussen de stenen kan zijn binnen het team en die ook durft mee te denken om te kijken wat nodig is om als team beter te kunnen functioneren. Oh ja, mocht je ooit Suits hebben gekeken… een Donna naar klanten en medewerkers, dat zou een ‘perfect match’ zijn.

Jij:

✓  je hebt een passie voor “het regelen van allerlei zaken”;
✓  je hebt aandacht voor mensen;
✓ je bent service en klantgericht;
✓ je bent een echte multitasker, en je houdt van aanpakken;
✓  je bent communicatief vaardig en je hebt aan een half woord genoeg;
✓  je hebt aandacht voor mensen, je collega’s maar ook onze klanten;
✓ je werkt nauwkeurig en je weet overzicht te houden;
✓  je bent van nature nieuwsgierig en vindt het leuk je dingen eigen te maken;
✓ je houdt ervan om je administratieve zaken op orde te houden;
✓ je bent van nature een verbinder;
✓ je kan prima Engels verstaan, schrijven en spreken, anders wordt samenwerken met je collega’s in India vrij lastig;
✓  je voelt je prettig in een jonge veranderlijke organisatie en houdt van (een beetje droge) humor;
✓  je hebt MBO/HBO werk- en denkniveau.

 

Waar je extra kudos voor krijgt is als je:
✓  een goed woordje over de grens spreekt.

Wat ga je doen?

De functie is niet in een zin samen te vatten vanwege de diversiteit. Je zorgt ervoor dat je collega’s ontzorgt worden en naar onze klanten toe ben je ook het visitekaartje van de organisatie. Het ene moment stuur je een attentie naar de klant of een jarige collega. En een andere moment regel je de parkeerkaart voor een nieuwe medewerker of je bent bezig met de organisatie van een event of een project. Is er op kantoor iets nodig? Jij zet je schouders eronder en je regelt het. Signaleer je dat iemand eens niet zo lekker in zijn of haar vel zit of ergens hulp bij nodig heeft? Dan geef jij even wat extra aandacht.

Daarnaast hou je je dagelijks bezig met het up to date houden van de financiële administratie. Je boekt facturen in en je zet de betalingen klaar. De facturatie behoort ook tot jouw taken en je vindt het geen probleem om de telefoon te pakken als je een klant wil benaderen. Als het gaat om specifieke HR zaken dan moet je denken aan de onboarding, het inplannen van evaluatie gesprekken, registreren van vakantiedagen, het bijhouden van de verjaardagskalender en nog een aantal zaken. Dit geldt ook voor de collega’s in India, want ook daar heb je contact mee. Je zult je bij ons in ieder geval niet snel vervelen.

Waar je je mee bezig gaat houden is onder andere:

✓  organisatie en planning van diverse zaken en activiteiten;
✓  inboeken van facturen, facturatie  en klaarzetten van bankbetalingen;
✓  bijhouden van de verjaardagskalender en zorgen voor diverse attenties voor collega’s en klanten;
✓  office management;
✓  diverse HR taken zoals verlofregistratie, signaleren wanneer contracten verlopen, begeleiden van diverse procedures, planning van gesprekken.

Een paar recente projecten waar je aan zou hebben meegewerkt als je al onderdeel was van het team:

✓  de online nieuwjaarsborrel en pubquiz;
✓  het laten maken van onze eigen Salesdock notitieboekjes.

Een paar van de uitdagingen die we graag willen aanpakken:

✓  een event voor onze klanten;
✓  als het straks weer kan: een leuke teamuitje;
✓  Mark wil al heel lang Salesdock mokken.

To the point...

Je salaris is uiteraard afhankelijk van je niveau, ervaring en de X-factor. Een concrete salarisindicatie geven is daarom lastig. En dooddoeners als ‘marktconform’ of ‘competitief’, wat zegt dat nou echt? We vinden het in ieder geval belangrijk om te werken met een goed team, en daar horen goede salarissen bij. 

Om je werk te kunnen doen fixen we natuurlijk ook de professionele tooling. Een MacBook, een telefoon(abonnement), you name it. We bieden je geen pensioenregeling, maar wel compensatie en hulp om je spaarpotje voor later goed te regelen.

Solliciteren

Wij geloven dat je bedrijf groeit als zowel medewerkers als klanten écht blij zijn. Geloof jij hier ook in, herken jij jezelf in deze vacature en overweeg je om te solliciteren? Mooi, vooral doen! Vul hieronder het formulier in en stuur daarmee je CV en motivatie direct naar bernice@salesdock.nl

Bernice zorgt er voor dat ze zo snel mogelijk contact met jou opneemt. Je kunt haar ook benaderen als je vragen hebt over de procedure.